بایگانی دفتر فنی
اسماعیل معصومی
تلفن تماس: 04434262636
- شرح وظایف
- اجرای دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در دفاتر مربوط.
- تحویل، تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات برای ارجاع به مقام های مافوق و واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
- ابلاغ دستورات صادره از مدیر به اشخاص ذی ربط و واحد های تابعه بر حسب خط ومشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها.
- تهیه پیش نویس برخی نامه ها و گزارشات.
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذی ربط امکان پذیر است.
- تنظیم زمان جلساتی که در دفتر مدیر تشکیل می شود و مطلع ساختن افراد شرکت کننده در جلسه.
- آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به جلسات برای اطلاع و مطالعه قبلی.
- حفظ و نگهداری نامه ها ،اوراق ،اسناد،مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده.
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
- تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق.
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در چهارچوب وظایف.
